5 Tipps für die Zusammenarbeit aus dem Remote-Office

Auf einmal war jeder zu Hause

Arbeiten von zu Hause – Digitalisierung in einem Monat

Zu beginn der Pandemie in 2020 taten sich viele Firmen schwer Ihre Mitarbeiter ins Home Office zu schicken. Dort wo Technologien wie Microsoft Teams oder Remote-Einwahl via VPN vorab verbreitete Lösungen waren, fiel diese Entscheidung schneller und leichter. Auch wenn das anfängliche Problem viel rudimentärer war, da oft nicht die entsprechende Hardware zur Verfügung stand, wurden Computer die eigentlich als reine Office Corporate Devices gedacht waren kurzerhand per Software-Anpassungen zu Remote-Arbeitsplätzen umfunktioniert. Waren erst einmal die technischen Voraussetzungen abgesteckt, ging im nächsten Schritt die Schere auch weit auf, nicht jeder Mitarbeiter hatte Erfahrungen mit den entsprechenden Software-Werkzeugen, oder ganz einfach einen geeigneten Arbeitsplatz zu Hause der die nächsten Wochen (oder Monate wie Wir leider feststellen mussten) als Ersatz für den vollwertigen Büroarbeitsplatz diente. Auch die soziale Abkapselung, nichts geht über ein kurzes Gespräch auf dem Gang mit den Kollegen, war etwas was Anfangs noch nicht zu sehen war.

Ich möchte Ihnen in diesem Beitrag meine 5 Tipps für die Zusammenarbeit aus dem Remoteoffice mitgeben, und würde mich freuen, wenn Sie mir Ihre Gedanken unter diesem Beitrag als Kommentare mitteilen würden.

Tipp 1 : Clean Desk

Aufgeräumt arbeitet es sich besser

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist für die volle Konzentration auf den Job immens wichtig!

Wichtig ist es einen Platz in der Wohnung / im Haus zu finden, welchen man ganzheitlich als Remote-Arbeitsplatz definiert. Ich muss sicherlich nicht erwähnen, das bspw. ein geeigneter Bürostuhl genauso wichtig ist, wie ein geeigneter Monitor für mehrere Stunden #remotework. Haben Sie diese Grundvoraussetzungen beachtet, gilt es den Arbeitsplatz möglichst clean zu halten. Neben Ihrem Firmenlaptop, einem zweiten Monitor, Maus und Tastatur sollte sich maximal noch ein Notizblock auf dem Schreibtisch befinden. Vermischen Sie hier auch möglichst nicht private Dinge mit Corporate, für Ihr Gehirn ist der Gang zum Remotearbeitsplatz ein switch von Privat zu Arbeit. Machen Sie sich auch keine großen Gedanken, wenn Sie den Platz bestimmen, mit Microsoft Teams haben Sie ein virtuelles Büro zur Verfügung, das Sie überall hin mitnehmen können. Keine Sorge um Unordnung oder kahle Wände im Hintergrund, in Videobesprechungen – welche immer wichtiger sind – können Sie die intelligente Hintergrundunschärfe verwenden, damit eventuell störende Hintergrundinformationen ausgeblendet werden.

Tipp 2 : Grenzen bestimmen und einhalten

Work / Life Balance ist immer noch sehr wichtig

Klare Regeln sind auch im Home Office sehr wichtig

Wenn Sie im Büro arbeiten, haben Sie die normalen Unterbrechungen wie der Mittagsgang in die Kantine, eventuell der Spaziergang in der Mittagspause oder die Kaffeepausen mit Ihrem Team. Im #remoteoffice kann das Einhalten von (nebenbei gesetzlich vorgeschriebenen) Pausenzeiten extrem schwierig werden. Denken Sie daran, das dies nach kurzer Zeit bereits zu Stress führen kann. Achten Sie auf entsprechende Pausenzeiten, achten Sie auf Ihre tägliche Arbeitszeit.

Wichtig ist es auch mit dem speziell dafür vorgesehenen Arbeitsbereich eine Grenze zwischen Büro (Arbeit) und Familie zu schaffen. Es muss dem Rest der Familie klar sein, dass hier gerade Papa oder Mama arbeiten muss. Natürlich ist es mehr als menschlich, auch gerade während dieser aktuellen Zeiten, wenn mal der Nachwuchs in die Videokonferenz reinplatzt. Aber denken Sie daran, das der Fokus während Ihres neuen Arbeitstages primär bei der Arbeit liegen sollte. Es hilft weder Ihrem Vorgesetzten, Ihrem Team und ganz und gar nicht Ihnen, wenn Sie nach einigen Tagen die normale Produktivität nicht mehr finden, unaufmerksam, müde oder ein „Nervenbündel“ werden.

Tipp 3 : Schutz gegen Einsamkeit und Isolation

Einsamkeit kann Menschen „auffressen“

Das Arbeiten aus dem Home Office heraus führt über kurz oder lang zu einer gewissen Isolation. Hat man sonst die Kollegen nur einige Schritte oder maximal ein Gebäude entfernt, um sich Rat zu holen oder auszutauschen, geht dies nicht vom Remote Arbeitsplatz. Jeder kennt die Situationen auf dem Gang, mal ein kurzes Gespräch mit dem Kaffee in der Hand, mein ein Blick auf das Whiteboard des Kollegen um sich abzustimmen, ein kurzer Gang ins Büro des Chefs um sich eine kurze Bestätigung zu holen – alles Dinge die im Home Office so nicht mehr möglich sind. Sicherlich sind diese „Social Häppchen“ nicht wichtig, wenn es um einen Tag in der Woche geht, an welchem man von zu Hause arbeitet – aber gerade jetzt, in der Zeit der Corona Pandemie über Monate hinweg ist das etwas was fehlt. Mein Tipp hier, regelmäßige Video-Calls und Meetings mit den Kollegen. Ich spreche hier nicht von den beruflich fixierten Projektbesprechungen, sondern einfach mal morgens einen 1:1 Video-Call über Teams absetzen und den Kollegen / die Kollegin fragen wie es geht – denn eines ist klar, auch die Kollegen kämpfen mit den gleichen Problemen wie Sie. Ruhig einmal Bezug auf die aktuelle Situation nehmen und dies im Gespräch mit aufnehmen, Sie werden sehen, Ihr gegenüber wird auch dieses Gespräch suchen.

Dank Microsoft Teams sind solche Möglichkeiten gegeben und der Gegenüber nur einen Click entfernt. War es vor einigen Jahren noch fast unmöglich einen direkten Videoanruf zu führen, sind heute Tools wie Microsoft Teams meist global in der Firma ausgerollt und gehören zur Basisinstallation einer Rechnerinstallation.

Tipp 4 : Direkte Kommunikation

Nach einiger Zeit werden Sie merken, dass sich primär in Chat-Diskussionen ausgetauscht wird. Wenn Sie merken, dass die Konversation zu lange dauert, Ihr Gegenüber lange tippt – suchen Sie die direkte Kommunikation!

Ein Video-Call oder ein Anruf über Microsoft Teams schafft Klarheit, ist direkter – und fördert noch das Sozialleben!

Nutzen Sie die Möglichkeit, wenn es Ihr Umfeld erlaubt, und treffen Sie sich mit den Kollegen, Ihrem Team ab und an auch wieder im Büro. Das direkte physische Gespräch hat noch mehr Kraft, auch wenn dies aktuell ggf. mit Maske geschehen muss. Sobald es die Möglichkeit hergibt sollte versucht werden, einen Mix aus Remote-Work und Arbeiten aus dem Büro aufzubauen. Eine Möglichkeit wäre die gemeinsame wöchentliche Team-Besprechung zusammen in einem Meeting Raum unter Berücksichtigung der aktuellen Corona Auflagen durchzuführen. Allein dieser eine Tag wird wieder ein anderes Denken bei Ihnen und Ihren Kollegen / Ihrem Team hervorrufen.

Tipp 5 : Technologien nutzen

Dieser Aufruf sollte in erster Linie an alle IT Abteilungen gehen. Wenn Sie bspw. Produkte wie die Microsoft 365 Services lizensiert haben, machen Sie den Benutzer direkt klar was für Möglichkeiten zur Verfügung stehen und welche Tools in welcher Form zu verwenden sind. Man darf nicht vergessen, die fehlende Digitalisierung haben wir innerhalb der kürzesten Zeit nachgeholt, viele Firmen hatten massive Probleme bei der Adaption und sind daran gescheitert.

Der Benutzer muss wissen das es da Microsoft Teams gibt, ein Programm das ihn in der Kommunikationen mit seinem Team unterstützt, das definierte Arbeitsbereiche mitbringt in denen Kollaboration möglich ist auch über die Entfernung hinweg. Ein Werkzeug das die Integration der einzelnen M365 Dienste mitbringt und auf Basis von SharePoint Online das Teilen und Verwalten von Inhaltstypen par excellence versteht.

All dies muss aber dem Benutzer aufgezeigt werden, die Funktionen nehmen zu damit aber auch die Komplexität diese im Ganzen zu adoptieren. Der Mitarbeiter muss wissen wann er etwas auf dem SharePoint speichert, wann lieber ein Teams Team genutzt wird, wann mit Lists gearbeitet wird oder warum jetzt gerade etwas in eine Yammer Gruppe gehört. Das ist die Aufgabe der IT. Eine neue Aufgabe? Sicherlich nicht, aber sie gestaltet sich in diesen Zeiten besonders schwierig.

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